Las empresas que facturan a la Administración Pública española dependen del portal FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) para saber en qué punto está cada factura registrada: registrada, conformada, rechazada, pagada. Consultar el estado manualmente —entrando al portal, resolviendo el captcha y buscando factura por factura— es un trabajo repetitivo que consume horas. Sin certificado digital integrable, el problema se agrava: cada consulta requiere superar el captcha del acceso público.

Automatización de la consulta con Heptora RPA: el bot accede al portal FACe, resuelve el captcha y consulta periódicamente el estado de cada factura registrada. Funciona en dos modos: con certificado digital (acceso autenticado directo) o sin certificado (acceso por formulario público con resolución automática de captcha). Captura el estado actual, los códigos de respuesta y los acuses oficiales y los devuelve al ERP. Cada consulta queda registrada con momento, factura, estado anterior y estado nuevo para trazabilidad regulatoria.

Por qué RPA y no agente IA

La consulta del estado en FACe es un caso de manual. Las reglas son estrictamente deterministas: el portal devuelve un estado tipificado, con códigos de respuesta acotados y un acuse oficial. No hay ambigüedad ni necesidad de juicio. El RPA determinista es la herramienta correcta: más barata, más predecible y más auditable que un agente IA generativo.

Captcha y autenticación: con y sin certificado

FACe tiene dos vías de acceso para consulta del estado. Con certificado digital (de representante o de empresa), el bot se autentica directamente y consulta el portal sin fricción. Sin certificado, el bot accede al formulario público de consulta y resuelve el captcha automáticamente en cada lectura. La elección de modo depende de la disponibilidad operativa de certificados integrables en el entorno del cliente; el resultado final es el mismo en ambos casos.

Compliance regulatorio

Cada consulta del bot registra: el usuario propietario del flujo, el momento de la consulta, el identificador de la factura, el estado anterior, el estado nuevo y el código de seguimiento de FACe. Esto cumple los requisitos de auditoría exigidos por la AEAT y por las auditorías ISO 27001 de las empresas que facturan al sector público.

Mantenimiento ante cambios en FACe

El portal FACe cambia periódicamente: nuevos campos obligatorios, validaciones adicionales, modificaciones de formato. El contrato de mantenimiento de Heptora incluye monitorización continua y ajustes con SLA de 4 horas para cambios planificados (cuando FACe los publica con antelación) y SLA reactivo para cambios sin aviso.

Alcance del caso

Este “caso de uso” describe la implantación tipo, no un cliente concreto: aplica a cualquier empresa con volumen suficiente de facturación a la Administración Pública. El dimensionamiento, las integraciones y el ROI se calculan caso a caso en el diagnóstico.